Manual de Operación

Guías y procedimientos para el staff de Kingdom Fitness Club

REGLA DE ORO DE CAJA:
Toda persona que ingrese al gimnasio como visita, compre un refresco/suplemento, o liquide un boleto, debe registrarse en el sistema al instante. No acumules cobros para evitar diferencias en tu arqueo.

1 Apertura de Caja (Inicio de Turno)

Haz esto en cuanto llegues a cubrir tu horario en el mostrador:

  • Presiona el botón azul "Abrir Turno" en la esquina inferior izquierda.
  • Selecciona tu nombre en la lista desplegable de colaboradores.
  • Verifica el fondo inicial (efectivo disponible para cambio). Por defecto viene configurado en $200.
  • Presiona "Abrir Caja e Iniciar Turno". Ahora el sistema está listo para cobrar.

2 Cobrar Visita Express (En 2 toques)

Si llega un cliente no miembro para entrenar por un único día, cóbrale de inmediato:

  • Presiona el botón amarillo en la parte superior: "⚡ Visita Express (Cobrar)".
  • Se abrirá la ventana de pago pre-llenada con el monto exacto en Efectivo.
  • Toca el botón verde "Confirmar y Registrar Venta". El cajón se abrirá y se imprimirá el comprobante en automático.

3 Venta de Suplementos y Artículos Deportivos

Para bebidas, snacks, proteínas o playeras:

  • Toca los productos correspondientes en el catálogo en pantalla para añadirlos al carrito de compra (a la derecha).
  • Puedes aumentar o disminuir cantidades tocando los botones de [ + ] y [ - ] en el carrito.
  • Presiona el botón verde "💰 Registrar Cobro".
  • Selecciona el método de pago: Efectivo, Tarjeta o Transferencia.
  • Si pagan en efectivo y te entregan un billete, toca los atajos rápidos ($50, $100, $200, $500) para ver el cambio exacto.
  • Comisión: Si vendiste un producto comisionable (como ropa o playeras), asegúrate de seleccionar tu nombre en la casilla "Asignar Comisión".
  • Presiona "Confirmar y Registrar Venta".

4 Fiar un Producto (Vales / Deudas)

Si un socio de confianza te pide fiar un artículo para pagarlo al salir o después:

  • Agrega los productos correspondientes al carrito de compras de forma habitual.
  • En vez de presionar cobrar, toca el botón gris "📝 Guardar como Pendiente ('Fiar')".
  • En el buscador escribe el nombre del socio, su número de socio o su locker (ej: "Juan Pérez / Locker 15").
  • Presiona "Crear Vale Pendiente". El sistema imprimirá un comprobante de deuda. Guárdalo para la firma del socio.

5 Liquidar Cuentas Abiertas (Cobro de Deudas)

Cuando el socio regrese a pagar lo que tiene pendiente:

  • Ve a la pestaña "Cuentas Abiertas" en el menú lateral izquierdo.
  • Busca al deudor en la lista y presiona el botón verde "Cobrar" junto a su nombre.
  • Elige con qué método te liquida (Efectivo/Tarjeta/Transferencia) y confirma.

6 Reservas y Boletos de Eventos

Para inscribir socios a clínicas, convivios o apartar playeras:

  • Ve a la sección "Reservas / Eventos".
  • Presiona "Registrar Reserva" en el evento correspondiente.
  • Escribe el nombre del socio en el buscador para importar sus datos (teléfono, nombre, etc.) de forma automática.
  • Selecciona su opción (ej. talla de playera -incluyendo XXG- o número de pases).
  • Al confirmar, indica si dejará un anticipo/abono o si pagará después.
  • Abonos posteriores: Presiona "Listado" en el evento, ubica al socio y toca el botón de "💰 Abonar".
  • Entregar Boleto: Cuando la reserva esté liquidada al 100% (resta $0.00), aparecerá el botón "🎫 Boleto". Presiónalo para imprimir el pase oficial para el evento.

7 Cierre de Caja (Corte de Turno)

Haz esto al finalizar tu jornada para entregar la caja cuadrada:

  • Presiona el botón rojo "Cerrar Turno / Caja" en la barra lateral izquierda.
  • Contar Efectivo: Cuenta todo el efectivo del cajón (incluido el fondo de cambio) y anótalo en el campo Efectivo en Caja Físico ($).
  • Contar Tarjetas: Suma los vouchers de la terminal bancaria e ingresa el total.
  • Validar Transferencias: Confirma las transferencias en la cuenta bancaria del gimnasio y escribe el total.
  • Auditoría de Almacén: Cuenta físicamente cuántas bebidas y suplementos te quedan en el refri o exhibidores y escribe la cantidad física en la columna "Real (Físico)". Cualquier faltante se guardará como merma.
  • Presiona el botón verde "🖨️ Cerrar Turno e Imprimir Ticket Z".
💡 REPARTO AUTOMÁTICO EN TICKET Z:
El ticket de cierre te indicará con precisión matemática cuánto dinero le corresponde a la caja del Gimnasio y cuánto le corresponde a Wero. ¡Separa el efectivo de forma inmediata usando este desglose!

1 Control de Acceso y Gestión de Contraseñas

Ahora la URL del POS está protegida contra curiosos y personal no autorizado:

  • Contraseña de Administrador (Acceso Completo): Habilita todo el menú de control. Úsala para auditorías, reportes y configuraciones.
  • Contraseña de Coaches (Acceso Limitado): Oculta los botones de Configuración, Inventario, Reportes y Mensajería de Kira. Solo les permite vender, cobrar deudas y registrar eventos.
  • Cómo cambiar contraseñas: Entra a la pestaña Configuración -> sección Seguridad del Sistema. Escribe las nuevas claves y presiona "Guardar Contraseñas".

2 Reportes e Historial de Caja

Para consultar y auditar la salud financiera del club:

  • Ve a la pestaña "Reportes".
  • Selecciona el rango de fechas a consultar.
  • Reparto Gimnasio vs. Wero: El reporte te separará al instante los ingresos del club de los ingresos personales correspondientes a las líneas de producto de Wero, permitiéndote cuadrar transferencias y efectivo de forma exacta.
  • Mermas: Consulta la pestaña de mermas e inventario para auditar los productos que fueron reportados como diferencias durante los cierres de caja de los coaches.

3 Importación de Catálogo desde Archivo SQLite

Si realizaste cambios en tu catálogo local y quieres subirlos en bloque sin afectar el historial de ventas del gimnasio:

  • Sube tu archivo de base de datos SQLite (usualmente con nombre `gym_pos.db` o similar) al servidor en la ruta correspondiente mediante tu gestor de archivos de HostGator.
  • Entra al POS con contraseña de Administrador.
  • Ve a la pestaña "Configuración".
  • Ubica la sección "Importar Catálogo (SQLite)" y pulsa el botón de importar.
  • El sistema limpiará únicamente los productos y categorías e insertará los nuevos datos del archivo SQLite de forma segura. El historial de ventas y reservaciones de tu base de datos de producción (MySQL) quedará 100% intacto y protegido.

3.1 Convención de Nombres para Agrupación de Variantes (POS)

Para evitar llenar la pantalla de botones repetidos (por ejemplo, múltiples sabores del mismo Gatorade o tallas de playeras), el POS agrupa automáticamente las variantes bajo un solo botón si sigues esta convención al dar de alta los productos:

  • Formato Recomendado (Guion medio): Nombra tus variantes separando los atributos por un guion rodeado de espacios: `Nombre Base - Atributo 1 - Atributo 2`.
    • Ejemplo Gatorade: `Gatorade - 600ml - Ponche`, `Gatorade - 600ml - Limón`, `Gatorade - 1L - Limón`. El POS mostrará un solo botón "Gatorade" y abrirá un modal para seleccionar el Tamaño y el Sabor.
    • Ejemplo Ropa: `Playera Oficial Gym - M - Negra`, `Playera Oficial Gym - L - Negra`. El POS mostrará un solo botón "Playera Oficial Gym" y dejará elegir la Talla y el Color.
  • Fallback Automático: Si no usas guiones pero el nombre contiene tamaños comunes (ej: `600ml`, `1.5L`, `2oz`, `2lb`) o tallas de ropa (`CH`, `M`, `G`, `XG`), el sistema intentará agruparlos de forma automática por el nombre restante. Sin embargo, para mayor orden y control, se recomienda usar el formato con guiones `-`.

4 Enlace y Notificaciones de Telegram

Para mantenerte informado al minuto de lo que pasa en caja:

  • El sistema notifica al canal administrativo cuando:
    • Se abre un turno de caja.
    • Se registra una venta (efectivo, tarjeta o transferencia).
    • Se crea un vale de deudor o se liquida una cuenta pendiente.
    • Se realiza un cierre de caja (enviando el balance final y mermas).
  • Pruebas de conexión: En la sección Notificaciones Automáticas del menú de configuración, puedes pulsar el botón "Probar Notificación" para enviar un mensaje de prueba al chat enlazado y verificar que la clave del Bot de Telegram funcione de forma correcta.

5 Control del Agente de Inteligencia Artificial (Kira Bot)

Kira atiende de forma automática a los prospectos en tu WhatsApp de forma inteligente y amable:

  • Regla Antidescuentos / Antipromos: El bot de Kira está estrictamente programado para **nunca inventar ni ofrecer descuentos, promociones, pases de cortesía o inscripciones gratis**. Todo lo que responda será meramente motivacional o de carácter informativo.
  • Contexto de Tiempo Real: El sistema inyecta en cada mensaje el día de la semana y la hora local exacta de Orizaba, Veracruz. Esto evita que Kira ofrezca horarios de clases grupales (CrossFit/Box) en fines de semana o dé horarios equivocados.
  • Personalización de Respuestas: Puedes editar las directrices de Kira en el cuadro de texto grande en la pestaña de Configuración. Si deseas restaurarlo o deseas modificarlo, asegúrate de mantener las reglas críticas sobre los fines de semana libres de clases.
  • Variables en Plantillas: En la edición de plantillas (ej: Bienvenida o Renovación), puedes usar las variables entre llaves {nombre} o {semanas}. El sistema las reemplazará automáticamente con la información del socio antes de enviarla.